Télétravail : la boîte à outils du manager

Manager n’est pas aisé, et certainement pas inné. Cela s’apprend, comme nous l’indiquions dans un précédent article. A distance, le travail d’un manager peut vite devenir un casse-tête, surtout si rien n’a été mis en place pour encadrer la production et faire en sorte que la communication au sein de l’équipe soit fluide. Mais il faut voir le bon côté des choses : le télétravail peut aussi être l’occasion de remettre tout cela à plat. Vous êtes prêts ?

> Pas tous égaux face à la technique, vraiment ?

Le télétravail a été contraint pour des raisons sanitaires. Nous avons tous en mémoire les toutes premières visios réalisées entre collègues et leur florilège de micros non-coupés, de caméras penchées, et de renvoi du lien à ceux qui l’auraient égaré. Nous pourrions facilement pointer du doigt le fait que personne n’avait “l'habitude". C’est aussi l’habitude qui nous conduit à ne pas documenter un process. Le télétravail quasi-obligatoire a révélé tous les dysfonctionnements que l'on avait rangés sous le tapis jusque-là : mise à disposition des dossiers sur le réseau, mise en commun des paramètres des logiciels, masques de présentation partagés, gestion des versions de document, processus de production et de validation, etc.

Si rien n’est documenté, comment savoir si notre façon de procéder est correcte ?

Et comment ferait une nouvelle recrue si elle arrivait demain dans votre entreprise ?

Ces sujets relèvent plus du management et de la communication interne que de la technique. Et comme on dit souvent chez Teelt : un processus qui n'est pas documenté n'existe pas. Nous avons d’ailleurs l’habitude d’inviter nos clients à créer des process pour faciliter l’onboarding de nouvelles recrues qui, sans cela, ne sauraient pas quelles sont les pratiques en vigueur dans l’entreprise.

En dehors du cadre du bureau, accéder aux dossiers, aux logiciels métiers utilisés au quotidien ou ne serait-ce qu’à sa boîte mail, conditionne la qualité de la production. L’enjeu est donc de garantir une qualité constante, que l’on soit au bureau, en télétravail ou en déplacement. Il s’agit aussi d’un enjeu de satisfaction client.

Pour manager en télétravail, la première étape est donc de vérifier et garantir l’accessibilité à tous les outils et dossiers aux télétravailleurs. Tout d’abord, il est essentiel que l’entreprise choisisse un outil numérique conçu pour la gestion de projet collaborative - par exemple Notion - afin d’y créer un espace de travail accessible à tous. L’avantage de Notion est qu’il offre la possibilité de créer un espace de travail vraiment adapté à l’activité : calendrier, gestion de projet, templates, contenus sous divers formats, base de données, etc. Ensuite, il est important qu’une nomenclature soit respectée afin que tout l’espace de travail Notion soit rangé de la même façon par tous.

Enfin, il sera intéressant de nommer une personne chargée de la bonne gestion du drive.

> Tout est question de rythme, et de mise en commun !

La grande révélation du télétravail, c’est que chacun a un rythme différent.

Et ce rythme n'est pas forcément celui du bureau !

Dans un article sur le management en télétravail, Cadremploi indique que l’essentiel d’une bonne gestion à distance repose sur la gestion du temps de chacun : communiquer sur les plannings permet de solliciter les bonnes personnes  au bon moment, mais aussi de suggérer les temps de pause pour créer des moments en commun. En télétravail, impossible de taper à la porte d’un collègue pour avoir des infos sur un dossier. Il est donc important pour le manager de penser et organiser ces temps partagés.

Télétravailleurs et travailleurs “nomades” doivent d’autant plus prendre en compte les horaires de travail pour ne pas être en décalage avec des phases de concertation.

La gestion d’équipe doit être pensée pour être accessible et efficace pour tous,  un peu comme lorsque l’on prépare un onboarding 😉 Les processus de production doivent plus que jamais être documentés, voire repensés. Et pour cela, un travail de mise à plat et de conception peut s'avérer nécessaire. Pour se faire, mobilisez les équipes afin qu’elles fassent état des différentes phases de leurs missions. Dessiner les flux peut être utile pour identifier rapidement les étapes manquantes. Wrike donne également une guideline pour définir les process.

Cette expérience peut aussi être un catalyseur et certaines entreprises ont même vu leur productivité augmenter pendant la crise sanitaire, grâce à une gestion pointilleuse du temps de travail en commun. Préciser les horaires, indiquer des moments de présence obligatoire, garantir l’accès aux outils et logiciels : le management à distance demande de renforcer l’encadrement.

A cela s’ajoute une problématique supplémentaire, conséquence de l’éclatement des  équipes les jours de télétravail : comment faire en sorte qu’elles restent mobilisées, motivées et dans une bonne entente ?

Télétravail : la boîte à outils du manager à distance

> Garder le lien, même à distance

"Développer la confiance entre les membres et créer la cohésion au sein du groupe" est d’ailleurs indiquée comme l’une des missions prioritaires du management à distance selon Manager Go. D'accord, mais concrètement ?

Pas si simple, en effet, de développer confiance et cohésion lorsqu'on est seul chez soi. Même si certains collaborateurs sont plus efficaces à la maison et que les réunions de travail permettent d'échanger régulièrement, il manque cette part d'intangible qu’est le relationnel. La discussion de la machine à café, les blagues entre deux rendus, les déjeuners en commun sont des moments “off”, en dehors de la production, qui participent pourtant de la cohésion d'une équipe, et donc de son efficacité. Au-delà de la gestion de la production ou des projets en cours, cela impacte aussi l’engagement collaborateur.

Le travail en remote est plutôt facile pour un collaborateur qui peut avancer en autonomie. Pour autant, il travaillera probablement en solo, même s’il prévoit des points d’étape avec ses collègues. Alors si une partie de votre équipe travaille à distance, comment faire pour que la cohésion de votre équipe se développe ?

Une solution peut-être de pratiquer le team building de façon récurrente, même à distance. Dans cet article, nous vous donnons 5 idées de jeux team building à réaliser à distance. Cette solution est utile, pour autant, elle est consommatrice d’un temps incompressible et finalement, ne permet pas le small talk que nous pratiquons tous lorsque nous allons à la machine à café.

Vous pouvez aussi organiser de manière régulière des discussions entre deux ou trois personnes, pour qu'elles apprennent à se connaître. Le service en ligne gatheround.com permet justement de créer des visio-conférences aléatoires.

Enfin, une journée remote free, durant laquelle toute l'équipe se retrouve au bureau, sera l'occasion d'organiser des moments privilégiés avec ses équipes, en organisant un déjeuner par exemple.

Le team building, les réunions et une journée de présence obligatoire permettront aux collaborateurs de continuer à échanger de façon régulière et de maintenir un esprit d’équipe.

EN BREF |  Bonnes pratiques pour manager à distance

Le mot clé du management à distance pourrait sans nul doute être “partagé”.

Dossiers, outils, projets, objectifs : ils seront tous partagés par l'ensemble de l’équipe si l’équipe est bien managée.

Parmi les bonnes pratiques à retenir :

Chez Teelt, notre équipe est en partie en remote ou nomade. Nous utilisons Notion afin de donner accès à tous aux mêmes informations, et programmons des déplacements réguliers afin de nous retrouver. Et notre logiciel de visio préféré est Gather si vous souhaitez que l’on vous présente notre plateforme d’onboarding RH 😉

Antoine.