Les grands enjeux de l'onboarding RH digital

"Onboarding", littéralement la phase “d’embarquement”, désigne le fait d’accueillir et d’accompagner les nouveaux venus, qu’ils soient clients, utilisateurs, ou collaborateurs. Il existe, en effet, plusieurs types d’onboarding : l’onboarding client, l’onboarding utilisateur, ou encore l’onboarding RH.

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L’idée à l’origine de Teelt, est qu’un processus de recrutement réussi ne présage pas d’une bonne intégration au sein de l’entreprise. La phase d’onboarding est déterminante : 22 % des rotations de personnel ont lieu pendant les 45 premiers jours selon une étude Deloitte d’octobre 2014.

Nous avons donc développé une solution d'onboarding RH, pour sécuriser le processus de recrutement dans sa totalité et fluidifier la transition entre le parcours du candidat et celui du collaborateur qu'il est appelé à devenir !

Afin de proposer une expérience de qualité quel que soit le contexte, nous avons commencé à travailler sur la digitalisation de l’onboarding dès 2018. L’évolution accélérée des dispositifs de télétravail nous conforte évidemment dans notre parti pris de départ. Cette analyse est d’ailleurs partagée par les auteurs du blog Limpide.

L’onboarding RH en mode digital : c’est quoi ?

De la même façon que Wojo l’indique dans son article intitulé les 9 étapes pour réussir l’onboarding RH de vos talents, nous avons identifié 3 composantes structurantes et communes à tous types d’entreprises.

Composante #1 | Préparation de l’arrivée : paré pour bien démarrer 🏁

Il s’agit d’anticiper les besoins du futur collaborateur pour limiter la perte de temps lors de ses premiers jours en entreprise. Outre les formalités administratives, sont pris en compte les sujets d’accessibilité et d’équipements : mots de passe, badges, matériel mis à jour, etc. Un starter kit 100% opérationnel qui permet de gagner en productivité. Autre vertu de poids : montrer à la nouvelle recrue qu’un soin particulier a été apporté à la préparation de son arrivée.

Le digital au service de l'humain : le nouveau collaborateur peut s'atteler à la découverte de ses missions et à la rencontre de son équipe plutôt qu'à la recherche de ses accès aux logiciels métiers !

Composante #2 | Planning & parcours d’intégration : prêt à plonger dans le grand bain 🤸‍♀️

L'onboarding RH digital propose de structurer et de suivre le parcours d’intégration de chaque nouveau collaborateur, via une plateforme en ligne. La nouvelle recrue se familiarise ainsi avec la culture d’entreprise et le contenu de ses missions, grâce à la documentation mise à sa disposition, toujours au sein de cette plateforme.

Le parcours d’intégration, construit en collaboration avec le service RH, est propre à chaque organisation.

Le digital au service de l'humain : l'ensemble des parties prenantes (nouvel arrivant, manager, service RH…) peut compter sur cette aide à la planification de rendez-vous, pour ne passer à côté d'aucune rencontre clé.

Composante #3 | Fin de l’onboarding : on passe à l’étape suivante 🚀

Le process se termine par un bilan, basé sur un retour d’expérience des managers et de la nouvelle recrue. Pour autant, cela ne signifie pas que le suivi s’arrête ici : un nouveau parcours doit s’ouvrir, tout aussi crucial, toujours structuré sur des échanges réguliers afin de ne pas perdre le bénéfice d’un onboarding réussi.

Le digital au service de l'humain : l’historique du parcours d’onboarding RH est accessible sur la plateforme et permet ainsi d’obtenir une base de travail pour élaborer son bilan.

Bonus | Attribution d'un mentor ou d'un parrain : entre de bonnes mains pour bien s’intégrer 🤝

Pour les organisations qui sont en mesure de le mettre en place, une fois le mentor ou parrain désigné, son rôle est de présenter la nouvelle recrue et de s’assurer de la bonne prise en main de l’interface d’onboarding entre autre. Au-delà de la prise en main de l’outil digital, il s’agit d’initier la relation que le nouveau collaborateur va construire avec l’ensemble des collaborateurs - manager, équipes, services RH -, de démarrer une relation durable et d’avoir un point de contact référent pour les questions annexes qu’il serait amener à se poser sur l’organisation.

Le digital au service de l’humain : la plateforme permet d’avoir une vue d’ensemble sur l’organisation de l’entreprise et facilite, dès le départ, les mises en relation et l'identification des personnes à solliciter pour des questions spécifiques

Au-delà de ces phases clés, les parcours d’onboarding RH doivent être adaptés aux besoins de l’entreprise, à ses spécificités, mais aussi aux particularités du poste que la nouvelle recrue va occuper.

Les points forts de l’intégration d’une nouvelle recrue avec un onboarding RH digital ?

Chez Teelt, nous avons 3 objectifs :

- Faire gagner du temps aux services RH

- Accompagner et soutenir les managers

- Rassurer et accueillir vraiment vos collaborateurs

Ces objectifs se traduisent, entre autres, en un certain nombre de bénéfices concrets, au titre desquels nous pouvons citer :

Gagner en productivité :

Il faut rappeler que l’onboarding est également composé de nombreuses étapes administratives chronophages : la digitalisation permet d’automatiser cette partie du processus et surtout d’éviter les oublis. Digital Recruiters souligne aussi que le digital permet de prendre contact avec la nouvelle recrue, avant sa prise de poste : une façon efficace de garder le lien entre l’entretien et le premier jour de la prise de poste.

S'améliorer en continu :

Le digital permet également de garder une trace des précédents onboardings et de les améliorer au fil du temps. Aussi, chaque collaborateur a accès à un même degré d’information lors de son intégration.

Structurer un collectif :

Le fait d’avoir une interface digitale permet aussi de ne pas avoir qu’un seul référent RH au sein de l’entreprise, mais de prendre conscience de l’organisation globale de celle-ci. Les liens inter-services sont facilités et le nouveau collaborateur s’intègre dès son arrivée dans un collectif plus large que sa simple équipe.

Comme le précise Hub Institute dans un article dédié aux piliers RH pour gagner en performance et en influence : “La tech est l’alliée des recruteurs pour se concentrer sur l’humain ! “

Vous l’aurez compris, nous souscrivons à ce constat et l’humain, chez Teelt, occupe toujours une place centrale dans nos réflexions, également liées aux dimensions de bien-être au travail et aux bonnes pratiques managériales.

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En conclusion, nous sommes partis d’un constat - près d’une embauche sur 5 n’est pas concluante - et avons réfléchi à cette problématique, avec une focale utilisateur.

Aujourd’hui, l’onboarding RH digital Teelt a fait ses preuves : notre interface répond aux attentes de nos clients grâce à un processus cadré, adapté à l’entreprise et ludique pour la personne recrutée.

Le bénéfice est double : nous avons réussi le pari de créer un outil qui prend soin du capital humain d’une entreprise - autant les managers pour qui la phase de recrutement est source de nombreux questionnements, que les nouveaux collaborateurs - et qui est aujourd’hui un levier pour gagner en productivité au travers de la systématisation des processus d’entrée dans l’entreprise, sans occulter l’importance des relations interpersonnelles.

Nous avons déjà hâte de vous dévoiler nos nouveaux projets et axes de développement pour 2022 !

Pour en savoir plus sur notre interface d’onboarding RH, contactez-nous pour une démo !

Antoine.