Le rapport d’étonnement, un outil pertinent pour améliorer son process d’onboarding RH !
Le rapport d’étonnement est un document qui permet à de nouvelles recrues de faire part de leur étonnement quant à certaines pratiques ou usages au sein de leur nouvelle entreprise. En règle générale, il est transmis aux nouveaux collaborateurs peu de temps après leur arrivée, soit sous forme d’un questionnaire, soit de façon moins traditionnelle sous la forme d’une liste de bullet points ou d’une slide à compléter.
Il s’agit d’une étape cruciale au sein du processus d’onboarding puisque les nouveaux collaborateurs ont la parole et indiquent les éléments qui les ont surpris. Savoir quand et comment le proposer relève donc d’un enjeu essentiel pour les services RH.
> Comment envisager le rapport d’étonnement dans votre parcours onboarding RH ?
Comme l’évoque Fortify dans son article “Tout savoir sur le rapport d’étonnement”, lorsque la rédaction d’un rapport d’étonnement est décidée, il est important de conserver des questions ouvertes afin de permettre à votre nouvelle recrue de s’exprimer librement. Si le rapport d’étonnement peut aussi servir dans d’autres situations, comme une réorganisation de service, il ne faut pas oublier son but : faire état d’un sentiment de surprise, qu’elle soit bonne (ou mauvaise !), mais aussi de retours au sujet d'événements récents, et non des observations a posteriori. En effet, la temporalité du rapport d’étonnement doit être conçue pour recueillir des sentiments quasiment sur le vif.
L’idéal est de ne pas trop tarder à proposer ce rapport, afin que le salarié puisse faire état de son étonnement bien sûr, et ce avant qu’il ne se dissipe, au fil du temps et de son intégration. Il est d’ailleurs conseillé qu’il soit complété quotidiennement sur une période à définir au préalable entre le collaborateur et le service RH.
> Quels en sont les avantages ?
De prime abord, le rapport d’étonnement peut être un bouleversement, autant pour les services RH que les personnes recrutées. Il induit une véritable réflexion sur la formulation du feedback pour la nouvelle recrue, et sur sa réception et sa gestion pour le service RH. Pour autant, la critique est constructive, et peut aussi permettre lors de futurs recrutements, d’anticiper certains étonnements et éviter des incompréhensions.
Le rapport d’étonnement permet de faciliter l’intégration d’un nouveau collaborateur en lui donnant la parole rapidement grâce à un exercice de réflexion sur la vie de l’entreprise et donc de projection de la nouvelle recrue dans cet environnement. Comme l’indique Agnès Menso dans un article de Welcome to the Jungle, il s’agit d’une baguette magique, dans le sens où le rapport d’étonnement est une opportunité rare dans une carrière professionnelle : on s’exprime alors sans avoir pleinement conscience des enjeux et contraintes de l’entreprise.
Plusieurs thématiques pourront être abordées dans le rapport d’étonnement, parmi lesquelles :
L’objectif est de proposer au nouveau salarié plusieurs thématiques :
-
l’arrivée dans l’entreprise : recrutement, intégration et process ;
-
le métier du nouveau collaborateur : son poste, ses missions, ses conditions de travail ;
-
l’organisation de l’entreprise et à la marque employeur : les dynamiques d’équipes, les valeurs de l’entreprise.
> Comment analyser les rapports d’étonnement de vos nouveaux salariés ?
Sans en avoir le nom, le rapport d’étonnement est aussi un outil d’évaluation de votre processus d’onboarding, puisqu’il retrace l’expérience d’intégration vécue. Et il s’agit d’un feedback précieux ! Les Echos titrait d’ailleurs déjà en 2014 “Le rapport d’étonnement, un retour terrain franc et honnête.”
Une personne qui n’a jamais travaillé dans votre entreprise identifiera plus facilement de potentiels dysfonctionnements, qu’ils soient organisationnels ou de l’ordre de la communication. Le rapport d’étonnement peut aussi inspirer une note stratégique ou la révision d’un process, et ainsi participer au développement de l’ entreprise.
Lorsque les rapports d’étonnement auront été collectés, deux types d’analyse seront nécessaires :
-
l’analyse individuelle : cette première étape permettra de prendre note des éléments clés ou des difficultés rencontrées par le nouveau collaborateur. Il s’agit aussi d’un exercice de formalisation pertinent afin d’évaluer le niveau d’intégration.
-
l’analyse organisationnelle : il s’agit de prendre en compte toutes les remarques en lien direct avec la communication interne, la fiabilité des process et leur transmission.
Pour les entreprises dont les effectifs sont importants, suivre l’intégration de tous les salariés est un véritable défi. L'utilisation d’un logiciel d’onboarding permet de planifier ses étapes, autant que de générer un nombre de rapports d’étonnement important. La récurrence de certains retours permettra de pondérer les réponses données.
Du rapport d’étonnement résulte une plus-value très importante, au regard d’une mise en place opérationnelle facilitée par les logiciels d’onboarding.
A la fois outil d’évaluation de votre processus d’onboarding, support stratégique pour identifier les pain points de votre entreprise et re-calibrer les axes d’amélioration, le rapport d’étonnement a plus d’un atout pour apporter de la matière aux services RH.
Vous avez des interrogations sur votre process d’onboarding RH ?
Vous recherchez une solution simple, qui vous fait gagner du temps lors de vos recrutements et du suivi de vos rapports d’étonnement ?
Contactez-nous !
Antoine.
