La checklist du premier jour idéal

Onboarding Checklist

Ou comment ne rien oublier avant l’arrivée d’un nouveau collaborateur !

Ce premier jour est décisif et il aura un fort impact pour la suite de l’intégration d’une personne nouvellement onboardée.  Si le candidat vous rejoint, c’est qu’il a fait une bonne “première” impression : désormais, à vous de faire en sorte que son premier jour soit réussi, et que votre nouvelle recrue reparte en ayant passé une bonne “première” journée !

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Une personne nouvellement recrutée sera toujours un peu stressée  (voire beaucoup !) à l’idée de son premier jour de travail. Pour mettre toutes les chances de votre côté - et de celui de votre nouvelle recrue -, sans oublier votre service RH qui souhaite que les embauches se déroulent de façon fluide, un seul mot d’ordre : ANTICIPER.

Préparer l’arrivée d’un collaborateur vous demandera de prendre du temps en amont, temps que vous gagnerez par la suite. Au plus la préparation sera cadrée, au mieux les pertes de temps inutiles liées à l’improvisation seront gérées. Si vous avez des questions au sujet de solutions pour fluidifier cette étape, la team Teelt est à votre écoute 📲

Proposer un agenda clair et mettre à disposition outils et informations permettront à votre nouvelle recrue de se sentir bien accueillie, dans de bonnes conditions pour accomplir ses missions. A vous de jouer ! 💪

Les collaborateurs en entreprise
Les collaborateurs en entreprise

> L’arrivée d’un collaborateur au sein de l’entreprise : à vos checklists !

Chez Teelt, nous préconisons d’anticiper l’arrivée d’un nouveau collaborateur au moins 4 semaines à l’avance. Cette période est importante à plusieurs niveaux : pour l’entreprise, elle permet d’informer les équipes qu’un nouveau profil a été recruté et pour le nouveau collaborateur, il s’agit de la période de pré-boarding, qui démarre juste après l’entretien jusqu’au jour de l’embauche.

Notre checklist de l’onboarding se décline donc en réalité en 2 listes :

la première concerne la préparation de l’arrivée,

la seconde est dédiée spécifiquement au jour de l’arrivée.

Onboarding | Checklist (non-exhaustive!) #1

Avant l'arrivée, il s'agit de s’assurer que toutes les modalités pratiques ont été communiquées à la nouvelle recrue et de veiller à ce que l’équipe soit informée précisément de son profil et du nouveau poste qu’elle va occuper.

Halte aux surprises, bonnes ou mauvaises : baliser le périmètre et rappeler le cadre de l’embauche permettront aux équipes de se préparer à cette arrivée et de ne pas la considérer comme une remise en question de leur organisation et de l’accueillir dans les meilleures conditions. Il sera également important de partager l’information à l’ensemble des services avec lesquels le nouvel arrivant sera amené à être en contact : le gardien du parking, le secrétariat de la direction, l’accueil ou encore le service informatique. Bien évidemment, cette liste n’est pas exhaustive : il s’agit des éléments principaux et communs à un grand nombre d’entreprises.

La checklist onboarding avant premier jour
La checklist onboarding avant premier jour

Onboarding | Checklist (non-exhaustive!) #2

C’est le Jour J ! Dans l’idéal, le référent de la nouvelle recrue prévoit un temps d’accueil et est disponible à l’arrivée de celle-ci. Une visite de l’entreprise permettra de présenter les différents services, en priorité les services RH et informatique afin que le nouvel employé soit dans un contexte optimal pour démarrer sa nouvelle expérience. Pensez également à préparer un welcome pack : il s’agit d’un kit de bienvenue composé de goodies et d’outils nécessaires à une journée de travail. L’objectif est de faire plaisir, mais aussi d’inciter votre nouvelle recrue à devenir ambassadeur de votre entreprise. Le moment du déjeuner est également  important : si cela est possible, proposez en amont à toute l’équipe de déjeuner ensemble, afin que votre nouvel employé puisse faire connaissance avec chacun.

la checklist onboarding premier jour
la checklist onboarding premier jour

> Il y a le premier jour… et les suivants !

Le premier jour est déterminant. Toutefois, il ne faut pas pour autant en oublier la suite 😉

Chez Teelt, nous proposons de co-construire avec les équipes RH des parcours d’intégration, sur la base de séquences automatisées, qui permettent aux équipes de ne louper aucune étape. Managers et employés sont prévenus en amont des temps forts du parcours d’intégration.

Bien organiser l'onboarding de nouveaux salariés, notamment le premier jour, a des effets positifs sur l’ensemble de l’entreprise : cela permet de limiter le turnover, de gagner en productivité et de conforter la nouvelle recrue dans son choix. Votre marque employeur en bénéficiera également : une nouvelle recrue suivie dans son parcours d’intégration est un futur ambassadeur de votre entreprise.

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Antoine.

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